U većini barbershopova raspored ne zapne zbog jednog velikog problema, nego zbog niza malih: poziva usred šišanja, poruke na privatnom mobitelu jednog barbera, termina zapisanog u bilježnicu koju nitko drugi ne vidi. Svaki od tih prekida traje kratko, ali zajedno odvlače pažnju s klijenta u stolici. Sljedeće navike možete uvesti postupno, s papirom ili s aplikacijom.

1. Vodite sve termine na jednom mjestu

Telefonski dogovori, poruke, dolasci bez najave i rezervacije iz aplikacije trebaju završiti u istom rasporedu. Kad su termini razbacani po porukama i bilježnicama, dvostruke rezervacije postaju pitanje vremena, a promjena termina ostaje u razgovoru koji ostatak tima ne vidi. Dogovorite da se svaki termin upisuje odmah, na isto mjesto, bez obzira na to tko ga je primio.

2. Odredite realno trajanje svake usluge

Ako šišanje u rasporedu traje 30 minuta, a u stvarnosti 40, kašnjenje se skuplja cijeli dan. Za svaku uslugu upišite koliko ona stvarno traje, zajedno s pripremom i čišćenjem radnog mjesta. Nekoliko tjedana pratite odstupanja i prilagodite trajanje. Kratke i duge usluge vodite odvojeno, umjesto jednog prosjeka.

3. Planirajte smjene i pauze unaprijed

Raspored je pouzdan samo ako je jasno tko radi i kada. Smjene objavite barem tjedan dana unaprijed, a pauze tretirajte kao termin koji se ne preklapa s klijentima. Tako se slobodni termini nude samo onda kad netko stvarno može primiti klijenta.

4. Pregledajte dan prije prvog klijenta

Pet minuta prije otvaranja dovoljno je da uočite što bi kasnije stvaralo stres:

  • praznine koje možete ponuditi klijentima s liste čekanja,
  • dijelove dana koji su previše zbijeni,
  • nove klijente kojima ćete posvetiti malo više vremena,
  • proizvode koje ste klijentima obećali pripremiti.

5. Dogovorite pravila za promjene i otkazivanja

Neka cijeli tim zna tko smije pomaknuti termin, kako se klijent obavještava i što se događa kad klijent otkaže u zadnji čas. Jedno jednostavno pravilo koje svi slijede korisnije je od više nepovezanih dogovora. Termin koji se oslobodi ponudite klijentu koji čeka, umjesto da ostane prazan.

Kako to izgleda u BarberSnapu

U BarberSnapu je raspored cijelog tima u jednom kalendaru, s dnevnim, tjednim i mjesečnim prikazom. U dnevnom prikazu svaki barber ima svoj stupac, pa odmah vidite tko je slobodan.

  • Klijenti se naručuju sami u aplikaciji: biraju uslugu, barbera i slobodan termin, a rezervacija se pojavljuje u vašem kalendaru.
  • Telefonske dogovore i dolaske bez aplikacije upisujete sami, gumbom Dodaj rezervaciju.
  • Klijenti primaju potvrde i podsjetnike obaviješću u aplikaciji i e-poštom.
  • Klijent koji ne nađe odgovarajući termin može se pridružiti listi čekanja, a vi je pregledavate u kalendaru.
  • Na stranici Pregled vidite sljedeće termine prije početka smjene.

Više o kalendaru pročitajte na stranici Kalendar i online naručivanje, a korake za svakodnevni rad u vodiču za korištenje.